企業が行うべきマイナンバーへの対応と注意点とは

 

マイナンバー制度導入による実施すべき企業の対応

平成28年1月から開始されたマイナンバー制度は、国民一人ひとりが持つ12桁の番号です。マイナンバー制度の導入により、行政の効率化・国民の利便性向上・公平公正な社会を実現化するというものです。これにより企業として対応すべきことがあります。

 

マイナンバーを収集

企業は税務関係や社会保険関係の手続きにおいて、マイナンバーを取扱います。従業員(パート・アルバイトを含む)、その扶養家族、税理士・弁護士など取引先、株主からマイナンバー収集を行う必要があります。収集する際には、法律による認められた利用目的の特定を通知もしくは公表する必要があります。

※企業がマイナンバーを取り扱う具体的な対象事務には以下のようなものあります。

・厚生年金、健康保険、雇用保険の資格取得届の作成等

・源泉徴収票の作成

・支払調書作成

 

マイナンバーを利用・提供

収集したマイナンバーの利用は、法律で認められている利用目的以外には使用できません。認められている利用目的は、社会保障、税、災害対策に関する事務のみに限定されています。そのため、法律で限定的に明記された場合以外はマイナンバーに提供を求めること、収集することを行えません。

 

マイナンバーを保管・廃棄

マイナンバーは事務処理の必要がある限りは保管が可能ですが、その必要がなくなった場合には速やかに削除・廃棄する必要があります。

 

マイナンバーを安全に管理

マイナンバーを収集し、保管、廃棄という一貫の流れの中で、個人情報の漏洩を防ぐために安全に管理する必要があります。また、社労士や税理士などに社会保障や税に関する⼿続書類の作成事務を全部、もしくは⼀部委託する場合、委託先においても果たすべき安全管理措置が講じられるよう適切に監督を行う必要があります。再委託については、委託者の許諾を得た場合のみ再委託・再々委託が可能です。

組織的安全管理措置

・責任者・役割の明確化

・連絡体制の整備

・利用実績の記録

物理的安全管理措置

・個人情報を取り扱う区域の設置

・個人情報を取り扱う端末・電子媒体の施錠

技術的安全管理措置

・個人情報へのアクセス権設定

・外部不正アクセス防止

・情報漏えい防止対策

 

法人に通知される法人番号について

個人へマイナンバーが通知されたと同時に、法人には13桁の法人番号が通知されています。法人番号はマイナンバーと異なり、誰でも自由に利用できるものになっています。

対象となるのは、設立登記法人、国の機関、地方公共団体、その他法人・団体です。1法人に対して1つ法人番号を指定しています。

 

マイナンバーの取扱いに確実な対応と注意を

経理等、関係事務においてマイナンバーを取り扱う部署が中心となり、マイナンバーへの対応を企業内において確立しておく必要があります。そして万が一漏洩が起これば罰則に科せられ、社会的信用の失墜、損害賠償の発生などが起こることも考えられます。

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