働き方改革の一環として提唱されたテレワークという働き方は、新型コロナウイルスの感染拡大に伴って多くの企業で導入されました。
しかし、導入以前と比べると導入したことでいくつかの経営課題も生じているでしょう。
経営上どのような課題が生じているのかを、この機に洗い出してみましょう。
テレワークの導入で生じる経営課題は？
テレワークを導入することで、企業には多くのメリットがあります。
しかし、同時に経営課題も生じてしまうのです。
どのような課題があるのか、解説します。
まず、業務上の問題です。
テレワークで行う仕事は、どうしても会社に出社して行う場合と変わってきます。
そのせいで、テレワークが難しい部署も出てくるのです。
そうなると、テレワークを望んでも認められないことがあるでしょう。
会社には様々な部署がありますが、その中で不公平になってしまうのです。
そこから、不満が生じることもあるでしょう。
また、業種によってはテレワークが難しいものもあるでしょう。
接客業や製造業、医療・福祉業、運送業などは専用の機器が必要だったり、対面で行う必要があったり、あるいは移動が必須であったりするため、テレワークは不可能なことが多いのです。
また、テレワークに切り替えたことで生産性が下がることもあります。
とある企業では、チームの生産性が低下したという意見が半数近くになり、上司や同僚の様子がわからないという意見も同程度ありました。
そのせいで、人事評価が難しいという問題もあります。
人事評価には、仕事の成果だけではなく勤務態度もチェックする必要があります。
また、気軽に質問するのも難しくなるため、人材育成にも悪影響が生じます。
テレワークはどの企業でも導入しているわけではないため、商談の機会が減少してしまうという問題もあります。
オンライン会議などを受け付けない企業では、対面でしか商談できないのです。
テレワークを円滑に進めるには、オンラインでのワークフローシステムを整えておく必要があります。
それをしないままテレワークを導入すると、上司や取引先から承認を受けるにも時間がかかるため生産性が低下してしまうのです。
セキュリティ上の課題もあり、資料などを自宅に運ぶことになるのですが、会社よりもセキュリティ性が低いのは当然でしょう。
また、ノートパソコンを貸し出すことも多いのですが、紛失してしまった場合やウイルス攻撃、不正アクセスなどを受けた場合に情報漏洩が起こる可能性もあります。
コスト上の課題もあります。
テレワークを導入するためにはノートパソコン、タブレットなどの端末、さらにWi-Fiなどの通信環境、勤怠管理などのクラウドツール、資料のペーパーレス化などが必要となるため、導入には少なからずコストがかかるのです。
また、運用上の課題もいくつかあります。
まず、導入によってコミュニケーションがとりづらくなるという点が心配されます。
いちいちツールを利用しなくてはならないため、オフィスにいるときのように気軽な声掛けができなくなるのです。
プロジェクトなどは、チーム全体の進捗状況を把握して管理する必要があるのですが、テレワークになるとそれが難しくなります。
そうなると、チームメンバーも自分に求められるタスクが何かわかりづらくなるのです。
他の社員の目がないため、自己管理が難しくなることもあります。
サボってしまう従業員もいれば、時間を無視して働きすぎてしまう従業員もいるでしょう。
また、プライベートとの区別もつけにくくなってしまいます。
問題点を解消するにはどうしたらいい？
テレワークを導入した場合は、様々な問題が生じてしまう可能性があります。
それを解消するには、どうしたらいいのでしょうか？
いくつかの問題を解消する方法について、解説します。
まず、コミュニケーション不足の解消方法としては、コミュニケーションツールを導入するといいでしょう。
例えば、Zoomのようなオンライン会議システムが有名ですが、それ以外にもいくつかのツールがあります。
また、Slackやチャットワーク、Microsoft Teamsなどのビジネスチャットツールも、簡単に連絡ができて便利です。
Microsoft Teamsはチャットだけではなく、オンライン会議にも使えます。
スケジュール管理には、社内の情報共有のために複数の機能を持つビジネスツールが便利です。
G SuiteやサイボウズOfficeなどは、多くの機能があり便利なツールです。
社内に蓄積された情報を共有するためのツールとしては、esaやKibela、Confluenceといったツールが便利です。
情報の閲覧や書き込み、あるいはほかのツールとの連携などの点が、ツールごとに異なります。
そのほかに、オンラインでの商談ができるツールやオンライン化した資料を保管するファイルストレージなどがあります。
これも、ツールごとに備えている機能がかなり異なります。
また、テレワークでは勤怠管理が難しいため、クラウド勤怠管理ツールを導入するといいでしょう。
ジョブカンやAKASHI、KING OF TIMEなどが有名です。
どこでも作業を行うことができるようにするには、できる限り社内環境をクラウド化しなくてはいけません。
クラウド化するシステムも、必要となるでしょう。
自宅でも社内と変わらず電話対応できるようにするシステムや、基幹業務システムなどもクラウド化すればどこからでもアクセスできるようになります。
また、営業部もテレワークにするのであれば、営業支援ツールもクラウド化したほうがいいでしょう。
会計・経理システムや経費計算などもクラウド化すれば自宅から操作できるため、テレワークが可能となります。
また、契約書類をペーパーレス化した場合は電子契約サービスも必要となるでしょう。
それ以外にも、評価制度を整えて適切な方法にしなくてはいけません。
テレワークにできる業務とできない業務を選別して、業務フローを構築することも大切です。
端末や通信環境を整えるため、一時金手当を支給する必要があるかもしれません。
まとめ
テレワークは、新しい働き方として浸透しつつあります。
しかし、単に導入すればそれでいいというわけではありません。
導入後は、経営課題が生じることが多いため、それに対する対策も必要となるのです。
導入してから気づくことも多いため、常にフィードバックをして早急に対応できるようにしておきましょう。
また、必要に応じてツールを導入する必要もあるでしょう。
