知っておくべき社員のマイナンバー管理の適切な方法とは?

平成28年度からマイナンバー制度が始まりました。
少しづつ社会にも浸透しているマイナンバーですが、企業としてのマイナンバーの取り扱いに問題はありませんでしょうか?
マイナンバーを取り扱う上で最も注意したい事は、情報漏洩です。
そこで今回は改めて知っておくべき社員のマイナンバー管理の適切な方法について解説させて頂きます。

マイナンバーを取り扱う上で注意したいこと

上述したように、マイナンバーを取り扱う上で注意するべきは情報漏洩です。
万が一、社員のマイナンバーを漏らしてしまった場合、マイナンバーは個人と紐づく数字ですから、言うまでもなく本人やその家族に多大な迷惑をかけてしまいます。
しかし、問題はこれだけでは終わりません。
マイナンバーを漏洩したとなると、企業自体のセキュリティ対策が不完全だと見られてしまいます。
これだけデータにあふれた自体ですから、企業としても取引先を決める条件としてセキュリティ管理などは必須事項になっています。
そんな中、セキュリティが不完全というレッテルを貼られてしまった際には、非常に大きなデメリットになるに違いありません。
場合によっては、それがきっかけで大きく業績を落とす可能性すら含んでいるのです。

企業として取扱ルールを定めよう

マイナンバーの取り扱い方法までは法律で定められてはいませんが、事業者向けのガイドラインにもあるように、「基本方針の策定」と「取り扱い規定等の策定」が推奨されています。
基本方針の策定とは、マイナンバーを取り扱う上での考え方やコンプライアンス、安全管理の方針についてを定めることです。
これがあることで、そもそも従業員にとってマイナンバー管理についての方針が理解しやすくなりますし、実際にマイナンバーを管理する担当者にとってもグレーゾーンがなくなり業務がやりやすくなります。
また、軸があることで新たな人材がマイナンバー管理を担当する際にも、研修がやりやすいなどのメリットが多くあります。
このようなケースで、大きな効果を発揮するのが「取り扱い規定等の策定」です。
要するに、実際のマイナンバー取り扱い方法のマニュアルを作成するということです。
例えば、マイナンバーは税務関係や社会保障関係の書類には必ず該当する従業員のマイナンバーを記載する必要があります。
このような場合の具体的な手段や方法を示しておくことで、正確に業務を行うことができるようになるのです。

マイナンバー制度はまだ新しい制度のため、対応が遅れている企業がまだまだあるようです。しかし、マイナンバー管理に時間を奪われたり、情報漏洩のリスクを抱えたまま業務を行うことは非常に多いなデメリットのため、是非この機会に社内整備を実施していただければ幸いです。

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